社会福祉法人
医療法人の会計監査事務所

「業務は担当者任せで、組織として業務手順を定めたものはないため、担当者によって、業務のやり方が異なる」「何のために実施している業務かわからない業務がある」といったことはありませんか。

業務を担当者任せにした場合、担当者により、業務内容の理解や作業範囲にばらつきが生じることから、本来の業務の効果が得られない、実施すべき業務に漏れが生じる、他の担当者と作業が重複するというような事態が発生する可能性があります。組織運営を効果的かつ効率的に行うためにも、監査の前提である内部統制の整備のためにも、組織共通の業務プロセスを可視化し、組織に浸透させることが必要です。

当法人は、業務マニュアルは作成しておりません。業務の実施は担当者に任せ、効果的かつ効率的な運用を各自で心がけています。当期の中ごろに公認会計士に監査を依頼したところ、「内部統制について、検討したところ、作業が各担当者に依存している結果として、各施設、本部で業務レベルがまちまちである。必要な統制が不足していたり、また作業の重複も生じていそうだ。内部統制に依拠可能かどうか、各施設の業務レベルの実態を把握するには時間が必要だ。」といわれました。

業務マニュアル等が整備されておらず、業務の内容が、担当者に依存していた場合、本来組織に備わっているべき、内部統制が有効に機能しないことも考えられます。内部統制が有効に機能していない場合には、内部統制に依拠した効果的かつ効率的な監査は行えないことから、監査の負担が大きくなる可能性があります。監査の過度な負担を避け、また組織運営を効果的かつ効率的に行うためには、組織共通の内部統制を構築し、組織に浸透させることが必要です。その一環として、内部統制の内容を業務マニュアル等の形で可視化することが必要です。

実際に現場でも聞く話ですが、業務マニュアルがなく、やり方だけを口頭で引き継いでいると、業務の全体像や何のためにやっている作業なのか段々とわからなくなってしまうことがあります。また、拠点間で業務が統一されていると人の異動があったときもスムーズな引継ぎが可能です。各拠点で一定レベルの内部統制を機能させることはもちろんのこと、さまざまなメリットがありますので未整備の場合は早期に取り組むことが望まれます。
業務マニュアルの整備を法人内部だけで行うことはなかなか難しいと思います。経験豊富な公認会計士のサポートを受けることが望ましいです。

「納品書、検収書、請求書などの証憑書類は体系的に整理されてはいないため、どの証憑書類がどの会計処理に対応しているのか、後からは確認できないものがある。」といったことはありませんか。

伝票番号等を根拠資料（証憑書類、計算資料など）に付すなどし、会計処理と根拠資料の関連が明確になるようにしておいてください。

当法人では、会計システムへの入力処理は当該取引を担当している各施設が行っているため、関連する証憑書類も当該施設で保管しています。証憑の管理方法については特に共通ルールはなく、各施設に任せています。公認会計士に監査を依頼したところ、「△△施設と□□施設では証憑が順不同で綴じられているだけであり、伝票番号も付されていない。各担当者に聞きながら一部の会計処理の根拠証憑は特定できそうだが、多くの会計処理の根拠証憑は特定できそうもない。そういった状況では、監査を当期からスタートさせるのは難しいかもしれない。」といわれました。

会計処理の妥当性が事後的に検証可能となるよう、会計書類の整理が必要です。法人内で共通した保管体制構築のため、会計書類の整理について、本部・施設共通のルールが必要です。伝票番号で会計処理と証憑書類を紐付けておくといった方法が一般的です。

会計監査に対応するためだけでなく、法人内での伝票の効率的な承認のためにも、伝票と証憑は紐づけておくことが有用です。

「会計処理の根拠資料について、すべてが揃っているわけではない。」といったことはありませんか。

過去からの慣習などで会計処理の根拠資料（契約書や検収書等）の取り交わしを行わず、口頭のみでのやり取りで取引しているケースがあります。そういった場合は、先方と交渉し、本来あるべき契約書や検収書等を取り交わすようにしてください。また、会計処理の根拠資料が法人のコンピュータ・システムのデータである場合、決算日時点のデータが保存されていることが必要ですので、この点にも注意が必要です。

当法人では、各施設担当者からの報告に基づいて収益・費用を計上しています。また、当法人と取引先の担当者同士が口頭で契約条件を確認をして取引を開始することもあります。また、証憑書類（納品書、検収書、請求書など）は各施設担当者が自分の担当分を保管しています。経理から施設担当者に証憑書類の提出を求めることもありますが、元々取り交わされていないのか、それとも取り交わしたが単に見当たらないだけなのかは分かりませんが、提出されないケースも多いです。会計監査の導入に当たり公認会計士に監査を依頼したところ、「収益・費用計上の妥当性を証憑書類等で確認できないケースが数多くある。こういった状況では監査を進めていくのは難しい。」といわれました。

会計処理の妥当性が事後的に検証可能となるよう、会計処理の根拠資料はすべて残しておく必要があります。もし取り交わされるべき書類を取り交わしていないようなことがあるのであれば、改善していくことが必要です。

業務マニュアル等を活用して、各施設各担当者が同じように必要な証憑書類を保存するようにルール化することが有用です。

当法人は、病院経営をしております。医薬品の受払記録及び単価の登録は医薬品管理システムで行っており、期末棚卸資産額は、医薬品管理システムのデータを利用しています。公認会計士監査の導入に当たり公認会計士に監査を依頼したところ、「期首の棚卸資産残高の妥当性を検証したいので、前期末の医薬品管理システムのデータを見たい。」といわれました。医薬品について医薬品管理システムの単価データは日々上書き更新しており、前期末のデータは残っていない旨を伝えると、「期首の棚卸資産残高が妥当であったかどうかの検証が難しく、当期については無限定適正意見が表明できなくなる可能性がある。」といわれました。

会計処理の根拠資料がコンピュータ・システムのデータである場合、決算日時点のデータが保存されているかどうかにも注意が必要です。

システムデータが日々上書きされて過去日付のデータを出力できない、というのは、会計監査をしているとたまに見受けられます。こういう場合はシステム改修をして過去日付データを出力できるようにするか、期末日のデータを保存しておくことで対応することが多いです。

「貸借対照表の残高の中に、内容の分からないものがある。」といったことはありませんか。

例えば、未収金、立替金、前払金、前払費用、仮払金、未払金、預り金、前受金、前受収益、仮受金といった勘定科目の内訳の中に、内容が不明なものはありませんか。勘定科目内訳で『諸口』や『その他』で表示されているものについても、その内容を把握する必要があります。貸借対照表の残高に「実は内容が何なのかよく分からない」というものがある場合は、一度過去の帳簿類にまでさかのぼって、内容不明の残高の調査を行い、内容を把握・整理しておいてください。

当法人のほとんどすべての勘定残高内訳には、「その他」として表示しているものがあり、補助元帳を見ても内容はよく分からないものもあります。かなり昔からそのような状況なので、職員でも全ての内容を把握している者はいません。公認会計士に監査を依頼したところ、「内容不明の残高が相当な金額になっている。監査を始める前にこの不明残高を整理しないといけないが、内容の調査等にはしばらく時間が必要になりそうだ。」といわれました。

既に内容が不明の残高がある場合、早急に調査を行い、不明残高の解消を図ってください。その上で、定期的に勘定残高内訳を最後の１円まで正確に作成し、帳簿残高との差異の有無を確認する仕組みを備えておく必要があります。これは、動きの大きい科目は毎月、そうでない科目も四半期ごとや半期ごとといった頻度で実施することが望まれます。

未収金の例で説明すると、補助元帳というのは「利用者別の未収金残高を管理している一覧」をいいます。この補助元帳と会計帳簿の残高を定期的に照合することにより、不明残高がないことを確認していきます。不明残高を放置すると原因を調査するのに時間がかかったり、原因が特定できない状況になります。こういった事態をさけるためにも、補助元帳の作成、会計帳簿と補助元帳の照合を業務マニュアルでルール化して運用することが有用です。

現状で、現金主義に基づいて会計処理している項目はありませんか。もしある場合、発生主義会計に直すことは可能ですか。

これまで監査を受けてこなかった社会福祉法人・医療法人では、一部の処理について、収益と費用を現金の受け渡しの時点で計上する現金主義で処理していることも珍しくありません。例えば、利用料を翌月に受領した場合に、サービスを提供した時点で収益を計上するのではなく、現金受領のタイミングで収益が計上されるような状況や、給与や賞与といった人件費について、支払時に費用が計上されるような状況が該当します。しかし、すべての収益・費用は、現金の収入や支出の時点ではなく発生主義、すなわち物品やサービスがお客様に渡った時点で売上を計上する、あるいはサービスの提供を受けたときに未払金を計上するという会計処理が基本となります。従来から現金主義に基づいて会計処理している項目がある場合、発生主義に直そうと思っても必要な情報がすぐには収集できない場合がありますので、ご注意ください。

当法人は、3月末決算であり、上半期（４～９月）の賞与を12月末に、下半期（10～3月）の賞与を6月末に支給しています。賞与は支給時に費用に計上しています。当期から公認会計士に監査を依頼したところ、公認会計士から「次回の６月末の賞与支給額は、当期の労働の対価として支払われるものであるため、賞与引当金として、当期に費用計上する必要がある。次回6月の賞与支給総額は把握しているか。」と問われました。6月の賞与の支給総額は例年5月末に決定しており、決算作業期間中に総額を見積もることは困難である旨を回答したところ、「賞与引当金が算定できない状況では、正しい決算を行うこと自体が難しいかもしれない。」といわれました。

まずは現金主義で処理されているものがないかどうかの確認が必要です。その上で、現金主義で処理されているものがあった場合、発生主義に直すための情報が、決算作業期間中に取れているのかどうか、取れていない場合、取るためにはどういった対応が必要なのかを検討してください。

賞与支給額が決定していない段階で、100%の正解を見積もるのは不可能です。合理的な前提に基づいて見積もった金額を賞与引当金として計上すれば実際の支給額と相違していても問題はありません。見積方法がわからない場合、協議しながら最適な方法を見つけていきましょう。

当法人は、給与を15日締め25日払いとなっており、支払時に費用計上しています。当期から公認会計士に監査を依頼したところ、公認会計士から「決算月の15日～末日までの、給与については未払計上する必要がある。15日～末日までの給与を確認したいため、前期末の未払人件費残高および勤怠データはあるか。」と問われました。当法人のシステムでは勤怠の時間データは3か月間しか保管されず、過去の消費履歴は把握できないシステムでした。そのため、前期末の勤怠時間情報は分からない旨を回答したところ、「期首の未払費用残高が把握できない状況では、正しい決算を行うこと自体が難しいかもしれない。」といわれました。

システム化が進んでいる法人であっても、コンピュータ・システムで把握しているデータの項目が不十分で、発生主義に直せないという場合があります。場合によっては、必要な情報が取れるようプログラムの修正やシステムの入れ替えが必要になるケースもありますので、注意が必要です。

システムの修正や入れ替えは簡単にできない場合もあります。その場合は必要なデータを残しておくことで対処することが考えられます。早いタイミングで事前調査を受ければ、監査対象年度の前に必要な対応の助言を行うことができます。そういった点でも早期の事前調査をお勧めします。

当法人は、補助金・助成金は受領時に収益計上しています。当期から公認会計士に監査を依頼したところ、会計士から「補助金対象事業や助成事業を実施しているものについては、支給額の確定書類などの発行が決算日までに間に合わなかったとしても（例えば翌4月末に書類が届いた）、対象期間が当期であるものは、漏れなく決算期間中に当期の収益として計上する必要がある。補助金・助成金を受領する案件について、案件ごとの事業の実施状況の管理、入金管理はしているか。」と問われました。当法人では、案件ごとの事業実施管理や入金管理はしておらず、未収金計上すべき額について把握していない旨を回答したところ、「未収金計上すべきものがないか、洗い出し作業を行う必要があるが、作業には時間がかかりそうだ。」といわれました。

まずは現金主義で処理されているものがないかどうかの確認が必要です。その上で、現金主義で処理されているものがあった場合、発生主義に直すための情報が、取れていない場合、取るためにはどういった対応が必要なのかを検討してください。

「固定資産台帳には載っているが、現物に管理番号は付していないし、現物の置き場所も頻繁に変更しているので、台帳上の資産がどこにあるのか、そもそもあるのかないのかが分からない。」といったことはありませんか。

個々の資産ごとに管理番号を付し、定期的に現物の所在確認をするなどして、台帳上の資産と現物との照合を行っておいてください。なお、リース契約により使用している資産も同様です。

当法人では、固定資産は購入した時に償却台帳に登録しています。登録に当たっては、設置場所が特定できるようには登録しておらず、固定資産番号も付けてはおりません。備品などは購入後に設置場所を移動させるケースも頻繁に生じますが、移動に当たって法人内での申請手続もありません。また、固定資産実査も行っていません。取得の処理、償却期間や償却開始の設定は、各施設の担当者に任せているため、施設によってまちまちであり、また使用開始時ではなく、固定資産代金支払時に固定資産購入計上される場合もあります。償却期間途中で廃棄してしまう場合でも特に除却処理はせず、償却をそのまま継続するような扱いになっています。会計監査の導入に当たり、公認会計士に監査を依頼したところ、「帳簿上の固定資産の現物の所在が確認できない。償却誤りや、かなりの除却漏れもありそうだ。まずは固定資産の現物の所在の調査をしなくてはならないため、監査のスタートまでにはちょっと時間が必要だ。」といわれました。

• 固定資産番号を付けて台帳と現物の関連性を明確にしておく。
• 固定資産の取得、償却、移動、廃棄が台帳に適切に反映される仕組みを設ける。
• 台帳と現物との照合を定期的に行うといった点がポイントになります。

資産管理については改善を行うに時間がかかります。事前調査を行わず、いきなり会計監査を行うと、このような問題がでてきて無限定適正意見を表明できなくなる可能性があります。少なくても1年前から事前調査を行えば解消できた問題といえます。ぜひ早いタイミングで事前調査を受けてください。

「在庫の実地棚卸はやっていない。」あるいは「実地棚卸はやっているが、精度は十分ではないかもしれない。」といったことはありませんか。

決算のための実地棚卸は通常期末時点でしかできない作業のため、後からやり直すことはできません。実施マニュアルで棚卸方法を具体的に定めるなどし、担当者全員に周知徹底した上で実施してください。棚卸方法を定めるに当たっては、カウント漏れやカウント間違いのないよう、棚卸原票の使用や別の担当者によるダブルカウント等を取り入れるといった配慮が必要です。

当法人では実地棚卸は行っていますが、実施マニュアルは特に作成しておらず、やり方は各担当者に任せています。公認会計士に監査を依頼したところ、実際の在庫数と帳簿上の在庫数が全く合っていないことが判明しました。原因を調べたところ、実地棚卸の趣旨を理解していない者、いい加減なカウントしかしていない者などが数多くいて、実地棚卸の精度に問題があったことが判明しました。公認会計士からは、「棚卸資産の期首残高が検証できないため、当期について無限定適正意見は難しいかもしれない。」といわれました。

実地棚卸は、正しい決算を行うためにも非常に重要です。まずはそのことを認識し、カウント漏れやカウント間違いのない正確な実地棚卸を行えるようにしてください。通常は、棚卸方法を事前に策定し、これを棚卸実施者に周知徹底し、棚卸当日は監督者が決められた方法を遵守しているかどうかをチェックする、といった形で実地棚卸の精度を保持します。

資産管理については改善を行うに時間がかかります。事前調査を行わず、いきなり会計監査を行うと、このような問題がでてきて無限定適正意見を表明できなくなる可能性があります。少なくても1年前から事前調査を行えば解消できた問題といえます。ぜひ早いタイミングで事前調査を受けてください。

「実地棚卸をやっているので、在庫の受払記録は作成していない。」といったことはありませんか。

在庫は誤謬（カウント漏れやカウント間違い等）や不正（横領や水増し等）のリスクが高い項目ですので、実地棚卸だけでなく、受払記録の作成も同時に行いながら両者を比較して管理していくことが求められます。なお、実地棚卸に監査人が立ち会えず、かつ継続受払記録も作成されていない場合、監査人が在庫の妥当性を検証する手段がなくなってしまうため、監査実施上の重大な制約になる可能性があります。

当法人は、在庫の受払記録は作成していません。しかし、実地棚卸はしっかり行っており、その精度は問題ないと考えています。当期の中ごろに公認会計士に監査を依頼したところ、「前期末の実地棚卸に立ち会えなかったので、当期首の在庫金額が妥当であったかどうかの検証が難しく、無限定適正意見が出せなくなる可能性がある。せめて、在庫の受払記録を付けていたら何とかなったのに。」といわれました。

監査人が前期末の実地棚卸に立ち会えなかった、あるいは実地棚卸の精度に問題があったとしても、受払記録を基に遡及して期首在庫金額の妥当性を検証できれば、監査上は対応可能となるケースもあります。いずれにしても監査を受ける以上、受払記録の作成は不可欠ですので、早めにその仕組み作りに着手することが望ましいといえます。

資産管理については改善を行うに時間がかかります。事前調査を行わず、いきなり会計監査を行うと、このような問題がでてきて無限定適正意見を表明できなくなる可能性があります。少なくても1年前から事前調査を行えば解消できた問題といえます。ぜひ早いタイミングで事前調査を受けてください。